La sous-série se compose des documents renfermant les dossiers-matière de base de l'administration centrale d'Ottawa du bureau responsable de l'immigration. Ceux-ci portent sur toutes les sphères d'activités de l'administration centrale sous le régime de la Loi sur l'immigration de 1892 à 1946 environ. Certains dossiers renferment également de la correspondance antérieure et ultérieure à cette période, mise dans la série à des fins de référence ou pour faire la lumière sur les cas qui se poursuivent.
En 1892, les attributions en matière d'immigration ont été transférées du ministère de l'Agriculture au ministère de l'Intérieur par décret du conseil (C.P. 680, 14 mars, 1892). La Direction de l'immigration du ministère fut créée l'année suivante, le 1er mars 1893. Le premier groupe de dossiers-matière de la Direction, le premier système central de gestion des dossiers, fut créé en 1892. Il fut utilisé jusqu'en 1946 environ, alors qu'il commença à être remplacé par la série du deuxième système central de gestion des dossiers (voir RG76-B-1-b). Cependant, les anciens dossiers du premier système central de gestion des dossiers n'ont pas été totalement supprimés avant encore quelques décennies. Le personnel de gestion des dossiers a continué à inclure ce qui se voulaient des copies des documents dans les premiers dossiers du service central, qui ont été abandonnés qu'après la moitié des années 50. Quelques dossiers actifs de cas (comme les vol. 737-742) ont été tenus sous leurs numéros originaux jusqu'à la moitié des années 70 afin de renseigner sur des cas de longue durée.
Le premier système central de gestion des dossiers fut, en premier lieu, seulement numérique et devint alpha-numérique lorsque le nombre de dossiers a atteint 999 999. Les dossiers furent créés en séquence numérique, comme suit : 1 à 999 999 (1892-ca.1924); A1 à A99,999 (ca.1924-ca.1945); B1 à B99,999 (ca.1945-ca.1948); C1 à C99,999 (ca.1948-ca.1950; voir la note ci-dessous); D1 à D99,999 (ca.1950-ca.1954); E1 à E99,999 (ca.1954-ca.1955).
Le système était un système central de gestion des dossiers conventionnel semblable aux autres utilisés à cette époque. Il comprenait des registres de correspondance, des index des registres et des dossiers classés dans un ordre chronologique plutôt que par codes-matière. Chaque lettre ou autre document reçu obtenait un numéro d'identification séquentiel unique. Lorsque l'on recevait un document sur un nouveau sujet, on créait un nouveau dossier et on donnait le numéro à ce document. Ainsi, les dossiers sur les diverses activités d'immigration ont été interclassés au hasard : le dossier général sur l'immigration allemande est le dossier 682 (RG76, vol. 30-31) alors que les documents ayant trait aux activités plus tardives d'un agent spécial en Allemagne se trouvent dans le dossier 805846 (RG76, vol. 550). Il n'y a eu que quelques tentatives afin d'essayer de regrouper les dossiers connexes en une seule et même séquence ou série de dossiers. Un exemple demeure la série suffixée 355, comprenant le dossier principal 355 (" Inspection of Immigrants at Ports of Landing ") et les autres dossiers 355-QUEBEC et 355-SYDNEY (" Inspection of Immigrants at ports of [Quebec and Sydney, respectively] ").
Il y existe plusieurs intervalles et irrégularités chronologiques dans la numérotation des dossiers existants de cette sous-série et cela reste imputable à trois causes. D'abord, dans un système central de gestion de dossiers, seulement une petite partie de tous les numéros attribués sont réellement utilisés comme numéros de dossiers : plusieurs lettres sont placées dans des dossiers qui existent déjà et en conséquence, leurs numéros ne sont pas utilisés. Deuxièmement, la plupart des dossiers de cas individuels, les documents personnels et la documentation du Ministère ont été retirés de la série par le Ministère et détruits ou envoyés vers d'autres systèmes de classification de dossiers. (Il est possible de consulter des listes partielles des documents détruits; voir l'instrument de recherche 76-11). En particulier, beaucoup de dossiers créés après 1930 ont été amenés dans la série du nouveau système de gestion établi en 1946 (voir le deuxième système central de gestion des dossiers ou le bloc 500, RG76-B-1-b). En troisième lieu, des groupes de dossiers des autres systèmes de dossiers ont été incorporés presque en secret dans la série du système central de gestion principal. Certains des dossiers avec le préfixe " C " ont été originalement créés par le Commissaire de l'immigration du district de l'Est, dont le bureau principal était à Ottawa. Les dossiers-matière créés par le service de l'immigration chinoise, faisant alors partie des Douanes et du ministère de l'Industrie et du Commerce, ont été incorporés dans la série du système central vers 1911. Quelques-uns des premiers dossiers, d'origine ministérielle inconnue, ont probablement été intégrés dans la sous-série, spécialement dans le segment numéroté de 800 000 à 900 000.
