La série se compose de dossiers du Comité exécutif, de procès-verbaux et d'ordres du jour des réunions ainsi que de divers dossiers sur les projets.
Les volumes 2002-2004 contiennent un index organisé alphabétiquement par sujet. Chaque carte indique les numéros de référence des réunions où le comité exécutif de la Société canadienne discute du sujet pour l'Exposition universelle de 1967.
Chaque carte liste les références du sujet titulaire. Pour chaque occasion où le sujet est inclus en tant que point de l'ordre du jour, un numéro de référence est ajouté à la carte, dans l'ordre chronologique. Le numéro de référence se rapporte au point de l'ordre du jour que le sujet a été attribué lors d'une réunion du comité exécutif. Les réunions se voient également attribuer un numéro de référence, suivi des deux derniers chiffres de l'année où elles se déroulent. Ainsi, le numéro de référence 2-100-67e se rapporte au point 2 de l'ordre du jour de la réunion du comité 100, qui s'est réuni en 1967. Ce code faisant référence à un point de l'ordre du jour d'une réunion, contiennent différents types de documentation.
L'information supplémentaire qui donne le contexte de la discussion est incluse en procédant au numéro de référence. Il peut donner plus de détails sur le type de travail considéré, les documents examinés ou le type de décision prise.